Si comunica che PELLINI CAFFÈ SPA ha realizzato un sistema di videosorveglianza che comporta il trattamento di dati personali.
- Il trattamento dei dati di videosorveglianza è stato reso oggetto di una apposita procedura aziendale diretto a garantire che esso si svolga nel rispetto:
-
- dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche (in particolare, dei soggetti a cui si riferiscono i dati personali ripresi tramite l’impianto di videosorveglianza), con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale;
- delle disposizioni dettate a tutela dei dati personali dal Regolamento UE privacy 679/2016 (“GDPR”) e dal Provvedimento 08.04.2010 in materia di videosorveglianza del Garante per la protezione dei dati personali (“GPDP”),
- delle vigenti norme dettate dallo Statuto dei lavoratori e delle disposizioni civili e penali in materia di interferenze illecite nella vita privata ed in materia di tutela della immagine.
Il trattamento dei dati personali di videosorveglianza avviene in conformità ai principi previsti dal GDPR, tra cui:
- Principio di “liceità, correttezza e trasparenza”. I dati sono trattati per un legittimo interesse del titolare, su cui non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali.
- Principio di “necessità”. I dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);
- Principio di “proporzionalità” (gli impianti di videosorveglianza sono attivati solo quando altre misure sono attentamente valutate come insufficienti o inattuabili); la proporzionalità è valutata in ogni fase o modalità del trattamento.
- Principio di “finalità” (vedi sopra)
- Principio di “limitazione della conservazione”. I dati sono conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.
- Principio di “integrità e riservatezza”. I dati sono rattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali
-
- Le finalità della Videosorveglianza sono le seguenti:
- tutelare il patrimonio aziendale (luoghi fisici, prodotti, beni, archivi di dati e informazioni presenti negli immobili e nei locali aziendali, nelle zone di accesso e nelle aree scoperte di pertinenza, come i parcheggi, contro il rischio di danneggiamenti, vandalismi, furti, intrusioni non autorizzate o simili; permettere in caso di illeciti il pronto intervento degli operatori preposti, della Polizia Municipale e delle Forze dell’ordine;
- consentire una efficiente gestione organizzativa di alcune fasi dell’attività aziendale (es. controllo visuale degli arrivi / soste di automezzi ai cancelli di ingresso dalla strada pubblica, apertura cancelli immediata in modo da evitare assembramenti di automezzi all’esterno, e simili).
- far valere un legittimo interesse della Società, e in particolare esercitare un proprio diritto di difesa o potere disciplinare nei confronti dell’interessato nel caso in cui un illecito rilevato tramite analisi delle immagini causi l’apertura di un contenzioso contro l’interessato stesso, ad esempio una causa giudiziale civile o penale o un processo disciplinare).
- Il Titolare si astiene dall’utilizzo degli impianti di videosorveglianza per effettuare controlli sistematici a distanza sull’attività lavorativa dei lavoratori (art. 4 L. 300/1970). Non sono effettuate riprese al fine di verificare l’osservanza dei doveri di diligenza stabiliti per il rispetto dell’orario di lavoro (ad es. orientando la telecamera nell’area in cui è posta l’apparecchiatura per la rilevazione delle presenze dei lavoratori). Le immagini non potranno quindi essere trattate a fini disciplinari o di valutazione dell’attività lavorativa dei dipendenti, salvo fatti o eventi delittuosi e/o criminosi (c.d. “controlli difensivi” possibili in caso di illeciti).
- Base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare di perseguire tutte le suddette finalità ritenuto ragionevolmente prevalente sui contrapposti diritti e sulle libertà fondamentali degli interessati ritratti. La relativa valutazione di bilanciamento degli interessi è stata formalizzata in un apposito documento. In relazione alle immagini riferite ai dipendenti del Titolare, il trattamento è stato subordinato, in mancanza di RSA/RSU, alla previa autorizzazione amministrativa prevista dalla vigente normativa; nonché alla comunicazione della presente informativa.
- Il sistema di videosorveglianza comporta in alcuni orari la possibilità di visione in tempo reale delle immagini raccolte, in altri orari anche la registrazione temporanea e conseguente possibilità di visione anche in differita. Il trattamento dei dati può avvenire con modalità elettroniche, nel caso di immagini visionate solo in tempo reale, e sia elettroniche che cartacee (stampe da file elettronico), nel caso di immagini registrate.
- Un’attenta analisi ha comportato valutazioni geometriche per il posizionamento delle telecamere per assicurare che il campo ripreso dalle stesse ed i dati acquisiti siano congrui con le finalità previste. Sono state individuate delle posizioni ben specifiche nelle quali si raccoglie il massimo degli elementi utili a soddisfare le finalità dichiarate ed il minimo ragionevolmente possibile di dati personali, non inerenti alle finalità relative. In particolare, le riprese sono configurate evitando – quando non indispensabili – immagini ingrandite o dettagli estremi non rilevanti rispetto alle finalità sopra precisate (ciò può avvenire, ad es. tramite brandeggio limitato, configurazione di una bassa risoluzione, limitazione della funzione di “zoom” ove presente, ecc.).
- I coni di ripresa sono configurati in modo tale da non riprendere, o riprendere solo in minima parte, lo spazio pubblico (pubblica via) esterno al perimetro di proprietà aziendale. Le inquadrature delle telecamere saranno tali da cogliere un’immagine il più pertinente possibile evitando di inquadrare i luoghi circostanti non pertinenti al patrimonio aziendale. Le aree di lavoro fisse infatti non verranno riprese. Viene ripresa l’area magazzino.
Alcune telecamere sono posizionate in zone – quali gli accessi esterni alle aree che circondano l’immobile aziendale, i parcheggi esterni, o le porte di ingresso agli edifici – suscettibili di transito giornaliero non solo da parte dei clienti o visitatori generici ma anche da parte dei dipendenti del titolare (es. tramite veicoli da trasporto quali autovetture, motocicli, biciclette, o a piedi), con conseguente possibilità di riprenderli incidentalmente e con carattere di occasionalità per il limitato periodo in cui ha luogo tale transito temporaneo.
Il software di videosorveglianza viene configurato in modo tale da applicare una pixelatura alle porzioni dell’immagine video raccolta non pertinenti (es. spazio pubblico esterno rispetto al perimetro immobiliare aziendale).
I dati sono raccolti 24/24h e 7/7 giorni. - Non vengono ripresi luoghi non destinati all’attività lavorativa quali luoghi di sosta e di riposo, bagni, antibagni, spogliatoi, armadietti, luoghi ricreativi, sale sindacali, ecc. Non sono state posizionate telecamere all’interno degli uffici.
- Le telecamere sono di tipo IP e sono collegate alla rete aziendale tramite una VLAN dedicata e separata. Le stesse non intercettano comunicazioni vocali e conversazioni attribuibili agli interessati ripresi. Viene garantita la cifratura dei flussi video. I locali dove sono ubicati gli apparecchi di registrazione digitale sono protetti da intrusioni.
- L’impianto di videosorveglianza è accessibile tramite collegamento remoto sicuro (VPN, cioè via internet) tramite credenziale di autenticazione a doppia password.
- Gli impianti di videosorveglianza sono di tipo cd. ” integrato”, cioè interconnessi, tramite rete pubblica di telecomunicazioni, con Centrale/i Operativa/e esterna/e (es. Società di Vigilanza privata, ecc.) nominata come “responsabile” del trattamento, al quale vengono impartendo da parte del Titolare specifiche direttive scritte volte a garantire il pieno rispetto di tutte le misure adeguate di sicurezza previste come necessarie dall’art. 32 del GDPR.
- I dati se soggetti a registrazione sono conservati per 48 ore dalla raccolta, o, nel caso di registrazioni operate di nei giorni festivi o di chiusura sede, fino alle ore 24 del primo giorno feriale successivo. Dopo tale termine le stesse sono automaticamente cancellate. da ogni supporto di registrazione, anche mediante sovra registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati.
- Le immagini dell’hard disk sono soggette a back-up con riversamento su supporti rimovibili protetti contro accessi abusivi.
La conservazione può essere prolungata in relazione a speciali esigenze quali il verificarsi di atti vandalici, criminosi o comunque illeciti, nonché all’eventuale necessità di custodire o consegnare una copia delle immagini richiesta dall’autorità giudiziaria o dalla polizia giudiziaria o necessaria in relazione ad una attività investigativa in corso. In tal caso, la conservazione avrà luogo per lo stretto tempo necessario all’espletamento di tale consegna e alla successiva difesa dei diritti della Società nelle sedi competenti. - I dati potranno essere consultati dai soggetti previamente incaricati per iscritto e istruiti dal Titolare. I dati possono essere comunicati alle autorità di polizia e/o giudiziari, ausiliari del giudice, agenzie di investigazione privata, società o consulenti di computer forensics, studi legali.
- È vietata qualsiasi diffusione dei dati.
- Nel caso in cui i dati videoregistrati relativi all’identificazione del lavoratore siano visionati per indagini finalizzate all’accertamento di fatti suscettibili di causare provvedimenti disciplinari (es. registrazioni volte a tutelare il patrimonio dell’Azienda e contro atti penalmente illegittimi quali ad esempio furto o danneggiamento), all’accesso e la alla visione delle immagini si applicheranno le seguenti ulteriori previsioni al fine di garantire il rispetto del principio del contraddittorio:
Effettuata l’eventuale contestazione disciplinare al dipendente, i dati personali costituenti l’oggetto della procedura di controllo saranno messo a disposizione del dipendente o del suo difensore, in copia, per l’esercizio del diritto di difesa.
Lo stesso materiale, in caso di esito negativo della relativa valutazione, verrà, invece, immediatamente cancellato.
Al termine delle operazioni di cui al punto che precede, verrà redatto un verbale contenente le seguenti informazioni:- motivazione dell’indagine
- elenco dei sistemi utilizzati
- operazioni compiute su detti sistemi
- data e luogo in cui l’indagine è stata compiuta
- elenco dei record analizzati da ciascuna applicazione, con l’indicazione dei dati identificativi del soggetto che ha operato su di essi
- eventuale dichiarazione dell’intervenuta distruzione del materiale prodotto del trattamento
- sottoscrizione delle persone presenti.
- Il Titolare del trattamento dei dati è PELLINI CAFFÈ SPA con sede in Via I Maggio, 8, 37012 BUSSOLENGO (VR).
- Gli interessati possono esercitare i seguenti diritti mediante raccomandata alla sede del Titolare o messaggio e-mail al seguente indirizzo: privacy@pellinicaffe.it.
- chiedere al Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali;
- richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- richiedere la cancellazione dei dati se a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l’interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento (…); d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
– richiedere la limitazione del trattamento che riguarda l’interessato, quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; - opporsi al trattamento;
- ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;
- l’interessato in ogni momento può altresì proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (Garante privacy) e ricorso al Tribunale ordinario (quella del luogo di sede, residenza o domicilio dell’interessato).
